介護にもエクセルを活用しよう！｜介護福祉士・社会福祉士・ケアマネージャー・初任者研修・ヘルパー｜介護求人専門サイト｜介護求人ガイド

　現代は、情報社会です。調べ物はインターネットで簡単に行うことができますね。しかも、一度にたくさんの情報を得ることができます。

　介護保険制度がはじまり、たくさんの施設や事業所を利用者が選ぶ時代になりました。その違いをわかりやすく、利用者が比較して選びやすい環境を作るため、都道府県のサイトから各施設の情報を入手することができるようになりました。

　そして、介護現場では手書きの書式から徐々にパソコンでの書式が取り入れられるようになり、様々な管理をパソコン上で行ったり、電子カルテを取り入れるなど、徐々に変化してきています。

　エクセルを介護現場に取り入れるメリットはたくさんあります。一番大きなメリットは、作業の効率化につながる、という点ですが、もう少し細かく分けてご紹介していきましょう。

メリットその①　欲しい情報が探しやすい

　まず、紙媒体のものと比較して考えてみます。紙カルテを作成している施設では、バインダーにいっぱいになったカルテをどうしていますか？きっと、定期的に中身を取り出し、鍵のかかる場所に保管しなければなりませんから、利用者が多い施設ほどその作業に時間がかかりますよね。

　少し前の情報を閲覧したい場合、保管庫に行って大量のカルテの山から探し出し、またおさめる…。そんなことの繰り返しです。電子カルテにすると、情報の整理がしやすく、欲しい情報をすぐに閲覧することができますね。

メリットその②　記録時間の短縮

　ケア記録は、たくさんのことを記入しますよね。その日にあった出来事はもちろん、ケアプランの実施内容や食事、水分などの摂取量、排便の有無、バイタル…。たくさんのカルテの山を一つづつ該当ページをめくりながら記録する作業はとても大変です。

　また、シフト管理などのケア記録以外の書式についても、自動で計算してくれる機能が付いているエクセルを使いながら作成するととても便利です。慣れてしまえば、手書きよりも時間短縮されていることに気づくでしょう。

　ここでは、介護現場ですぐ使えるエクセルシートをご紹介します。今回ご紹介するのはグーグルのシフト管理表です。たくさんの勤務形態、たくさんの職員がいる職場のシフトを作成する人は、毎月時間をかけて苦労されていることでしょう。このシートを使うと、作業量がグンと減って便利です。

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

　このエクセルシートを利用するには、グーグルアカウントの取得が必要ですが、既に持っているかたも多いでしょう。原本へ直接入力することはできないので、一度マイドライブへコピーしてから入力していきます。

　シートには、日付と勤務者の名前を入力していきます。月が変われば日付を変えるだけで良いし、人事異動でメンバーが変わった時にも打ち込むだけなので簡単です。

　小さな枠がたくさんありますが、一つづつ▼マークがあります。このマークを選択すると、「公・早・遅・夜・有・日」などが表示されます。公休や早出、遅出、夜勤、有給、日勤などの略ですが、選択して埋めていきます。いつも通り、希望休や研修などから埋めていく場合が多いかと思います。

　エクセルの便利な点はここからです。勤務を入力していくと、シート右側にはそれぞれの勤務時間帯の回数がカウントされていきます。いつも手書きで埋めていたかたは、指折り数えながらカウントしていたことでしょう。この作業が全くなくなってしまうんです。

　そして、調整段階にくると、改めて予定を書き換えることでカウントし直し…なんてこともありますが、エクセルならその作業も必要ありません。

　介護現場にエクセルが導入しにくい理由の一つに、職員によっては使いこなせない場合があるから、ということがあります。長文を打ち込む必要がない書式のものについては、少し手順を覚えるだけで利用できるものも多いため、パソコンが苦手なかたでも使用しやすいです。

　しかし、それでも無理、トラブルがあった時にどうして良いか分からない、と苦手意識のあるかたもいるかもしれませんね。パソコンがダメなら、タブレット端末ではどうでしょうか。スマートフォンに慣れているかたなら、特に違和感なく使うことができるのではないでしょうか。タブレット端末でもパソコンと同じように操作できるものが多いため、軽くて使いやすいタブレットもおすすめです。